KI-Sales-CRM-Assistent für Digitalagentur
Intelligente Vertriebsprozesse durch konversationelle KI
5+
Tools vereint
80%+
Manuelle Aufgaben eliminiert
24/7
Verfügbar
Ausgangslage
UNLMTD Digital Agency ist eine wachsende Digitalagentur mit einem ehrgeizigen Sales-Team, das täglich mehrere Tools jongliert. Die Vertriebsmitarbeiter wechselten ständig zwischen HubSpot für CRM-Daten, Google Sheets für Lead-Listen, Google Calendar für Termine und verschiedenen Datenbanken für Prospect-Recherche. Der fragmentierte Stack erzeugte Reibung. Die Historie eines Kontakts zu finden bedeutete HubSpot zu öffnen. Verfügbarkeiten zu prüfen bedeutete den Kalender zu wechseln. Prospect-Recherche bedeutete, sich durch Tabellen und Datenbanken zu graben. Jede Aufgabe erzeugte Kontextwechsel, und Kontextwechsel zerstören Produktivität. UNLMTD brauchte einen Weg, all diese Tools in eine einzige, konversationelle Oberfläche zu bringen, die das Team ohnehin täglich nutzt: Slack.
Die Herausforderung
Das Sales-Team hatte ein bekanntes, aber teures Problem: Tod durch tausend Tabs. Der tägliche Ablauf erforderte HubSpot-Recherche, Lead-Listen, Terminplanung, Prospect-Research, Aktivitätsverfolgung und Wissen zum Unternehmen - alles in unterschiedlichen Anwendungen. Jede Aufgabe bedeutete, eine andere App zu öffnen, eine andere Oberfläche im Kopf zu behalten und den Fokus zu verlieren.
Die Kernfrage: Wie gibt man einem Sales-Team sofortigen Zugriff auf alles, was es braucht, ohne es zu Experten für fünf verschiedene Plattformen zu machen?
Die Lösung
Wir haben "Elliot Smith" gebaut - einen KI-gestützten Sales-Assistenten in Slack, der als zentraler Zugriffspunkt für die gesamte Sales-Infrastruktur von UNLMTD dient. Das System basiert auf einem zentralen KI-Agenten mit persistentem Gedächtnis, verbunden mit spezialisierten Tools und Sub-Agenten für CRM, Kalender, Datenzugriff und Wissensabruf.
So funktioniert es
Ein Vertriebsmitarbeiter schreibt in Slack: "Hey Elliot, was wissen wir über Acme Corp? Und kannst du prüfen, ob Sarah morgen Nachmittag Zeit für einen Call hat?"
- 1.Der KI-Agent fragt HubSpot nach der Historie von Acme Corp ab.
- 2.Er durchsucht Lead-Datenbanken nach zusätzlicher Intelligence.
- 3.Er prüft Sarahs Google Calendar auf Verfügbarkeit.
- 4.Er fasst alles in einer einzigen Antwort zusammen und sendet sie innerhalb von Sekunden zurück in Slack.
Auswirkung
Der KI-Assistent eliminierte den ständigen Kontextwechsel und vereinte die Vertriebsabläufe in einer einzigen konversationellen Oberfläche.
| Fähigkeit | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Kontakt suchen | HubSpot öffnen, suchen, navigieren | "Elliot, was wissen wir über [Unternehmen]?" |
| Kalender prüfen | Kalender öffnen, Person finden, Zeiten prüfen | "Hat [Person] morgen Zeit?" |
| Lead-Recherche | Mehrere Tabellen und Datenbanken | "Zeig mir Leads in [Branche]" |
| Meeting planen | Hin und her zwischen Tools | "Plane einen Call mit [Kontakt] um [Zeit]" |
| Fragen zu Prozessen | Dokumente durchsuchen, Kolleg:innen fragen | "Wie ist unser Preis für [Service]?" |
Was das anders macht
Konversationell statt befehlsbasiert: Das Team spricht mit ihm wie mit einer Kollegin oder einem Kollegen.
Persistentes Gedächtnis: Er erinnert sich an frühere Gespräche und den Kontext.
Erweiterbare Architektur: Neue Fähigkeiten lassen sich leicht ergänzen.
Auf echten Daten aufgebaut: RAG sorgt dafür, dass Antworten aus der Unternehmensdokumentation kommen.
Nächste Schritte
Das Fundament steht. Die Roadmap umfasst:
- Verbesserte Berichte zur Nutzung des Agenten, um Wissenslücken zu erkennen.
- Proaktive Benachrichtigungen für gefährdete Deals oder neue ICP-Fit-Leads.
- Tiefere CRM-Automation für das Deal-Stage-Management.
"Früher war das Finden von Informationen gefühlt ein Vollzeitjob. Jetzt fragen wir einfach Elliot. Es ist, als hätten wir eine Sales-Ops-Person, die alles weiß und nie schläft."
- Sales-Team der UNLMTD Digital Agency
Tech-Stack
| Komponente | Technologie |
|---|---|
| Workflow Orchestration | n8n |
| AI Model | OpenAI GPT |
| Conversation Memory | PostgreSQL |
| Vector Database | Supabase |
| CRM | HubSpot |
| Calendar | Google Calendar |
| Data Storage | Google Sheets |
| Communication | Slack |
| Embeddings | OpenAI Embeddings |
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