Software besser nutzen. Mit KI sinnvoll verbinden.

Wir prüfen, welche Programme Ihr Unternehmen bezahlt und wie sie genutzt werden. Gemeinsam reduzieren wir unnötige Ausgaben, verbinden bestehende Funktionen und automatisieren wiederkehrende Arbeit.

Software prüfen Praxisbeispiele ansehen

Software kostet Geld. Getrennte Abläufe kosten Zeit.

Mehrere Programme erfüllen ähnliche Aufgaben. Gleichzeitig bleiben bezahlte Funktionen ungenutzt, während das Team Daten zwischen Anwendungen überträgt. Kosten und tägliche Arbeit müssen deshalb gemeinsam betrachtet werden.

Wir unterscheiden zwei Ziele: unnötige Ausgaben reduzieren und den Nutzen vorhandener Programme erhöhen. Eine zusätzliche KI-Lösung ist nur dann sinnvoll, wenn sie den Ablauf verbessert und ihre Gesamtkosten vertretbar sind.

Kosten und Nutzung getrennt betrachten

Unnötige Ausgaben prüfen. Vorhandene Funktionen besser nutzen.

Eine kleinere Softwarelandschaft ist nicht automatisch besser. Wir prüfen, welche Ausgaben entfallen können und wie die verbleibenden Programme die tägliche Arbeit besser unterstützen.

Kosten prüfen

Unnötige Softwarekosten reduzieren

Wir suchen nach doppelten Funktionen, ungenutzten Lizenzen und ungeeigneten Tarifen. Ein Ersatz durch Automatisierung oder KI wird mit seinen Entwicklungs- und Betriebskosten verglichen.

Programme mit ähnlichen Funktionen vergleichen
Nicht genutzte Konten und Lizenzen prüfen
Tarife an den tatsächlichen Bedarf anpassen
Einzelfunktionen mit geeigneten Alternativen vergleichen
Umstellungskosten und Vertragsfristen berücksichtigen

Ein begründeter Vorschlag, welche Ausgaben sich vermeiden lassen.

Nutzung verbessern

Mehr aus vorhandener Software machen

Wir prüfen bezahlte Funktionen, Schnittstellen und die Arbeit dazwischen. Verbindungen und klare Abläufe können dem Team helfen, die vorhandenen Programme besser zu nutzen.

Bisher ungenutzte Funktionen prüfen
Programme über verfügbare Schnittstellen verbinden
Wiederkehrende Übertragungen automatisieren
Maßgebliche Datenquellen und Zuständigkeiten festlegen
Das Team bei der Nutzung unterstützen

Ein Plan für mehr Nutzen aus bereits bezahlten Funktionen.

Ein mögliches Anwendungsbeispiel

Notizen aus Gesprächen gemeinsam nutzen.

Eine vorhandene Transkription kann die Grundlage für Zusammenfassungen, Aufgaben und eine gemeinsame Wissensablage sein. Wir prüfen, ob dafür ein zusätzliches Programm nötig ist oder ein verbundener Prozess genügt.

Kosten bewerten

Zusätzliche Lizenzen mit Entwicklung, KI-Nutzung und Wartung einer gemeinsamen Lösung vergleichen.

Funktionen nutzen

Vorhandene Transkripte für freigegebene Zusammenfassungen und Aufgaben verwenden.

Getrennte Schritte

01Programm für Transkripte

02Zusätzliche Zusammenfassung

03Separate Benutzerlizenzen

04Manuelle Verteilung

05Verteilte Besprechungsnotizen

Möglicher verbundener Ablauf

Vorhandene Transkription

Gemeinsamer KI-Prozess

Zusammenfassung zur Prüfung

Freigegebene Aufgaben und Notizen

Zugriff nach Berechtigung

Von der Prüfung zur Entscheidung

Bestand, Nutzung und Änderungen gemeinsam bewerten.

01 / 04

Bestand erfassen

Programme, Tarife, Lizenzen, Kosten und Verantwortliche aufnehmen.

02 / 04

Nutzung prüfen

Aktive Funktionen, tatsächliche Arbeit und verbleibende manuelle Schritte untersuchen.

03 / 04

Optionen vergleichen

Beibehalten, verbinden, anpassen oder ersetzen — mit Kosten und Abhängigkeiten.

04 / 04

Umsetzen und prüfen

Änderungen testen, das Team begleiten und die vereinbarten Kennzahlen beobachten.

Kennzahlen für Kosten

Laufende Softwareausgaben

Ungenutzte Lizenzen

Entwicklungs- und Umstellungskosten

Geschätzte Einsparung mit Annahmen

Kennzahlen für Nutzung

Aktive Nutzer und Funktionen

Abgedeckte Prozessschritte

Verbleibende manuelle Eingaben

Bearbeitungszeit und Korrekturen

Was kostet Ihre Software — und was leistet sie?

Wir prüfen Ausgaben, ungenutzte Funktionen und Arbeit zwischen Programmen. Änderungen werden anhand des gesamten Aufwands bewertet.

Nutzung besprechen

Was wir untersuchen

Programme und Lizenzen

Ähnliche Funktionen, ungenutzte Konten und überdimensionierte Tarife erkennen.

Wiederkehrende Arbeit

Datenübertragungen und manuelle Übergaben mit geeigneten Verbindungen und KI unterstützen.

Daten und Verantwortlichkeiten

Maßgebliche Quellen und Regeln für den Abgleich zwischen Programmen festlegen.

Betrieb und Infrastruktur

Hosting, technische Anforderungen und laufende Kosten im Zusammenhang betrachten.

Zugriffe und Datenverarbeitung

Berechtigungen, Schnittstellenzugänge und die Verarbeitung von Daten prüfen.

Verträge und Verlängerungen

Tarife, Laufzeiten und Kündigungstermine in die Planung einbeziehen.

Von der Bestandsaufnahme zur Umsetzung

01/04

Bestand aufnehmen

Programme, Tarife, Lizenzen, Zuständigkeiten und tatsächliche Nutzung erfassen.

02/04

Änderungen bewerten

Überschneidungen und fehlende Funktionen prüfen. Kosten, Nutzen und bestehende Verträge vergleichen.

03/04

Verbindungen planen

Datenquellen, Schnittstellen und Freigaben für gemeinsame Abläufe definieren.

04/04

Schrittweise umsetzen

Änderungen testen, Datenübertragung vorbereiten und das Team bei der Umstellung begleiten.

Was Sie für Ihre Entscheidung erhalten

Softwareübersicht

Die untersuchten Programme mit Kosten, Zuständigkeiten und verfügbarer Nutzungsinformation.

Priorisierte Änderungen

Was bleiben, verbunden, angepasst oder ersetzt werden sollte, mit begründeten Annahmen.

Integrationskonzept

Geplante Verbindungen, Datenflüsse und Regeln für die Zusammenarbeit der Systeme.

Umstellungsplan

Schritte, Tests, Abhängigkeiten und Rückfallmöglichkeiten vor einer Änderung.

Kostenbewertung

Vergleich der bisherigen Ausgaben mit den geschätzten Kosten der vorgeschlagenen Lösung.

Zugriffsübersicht

Festgestellte Fragen zu Berechtigungen und Datenverarbeitung für die weitere Prüfung.

Bericht zur Software-Nutzung

Ergebnis der Analyse

Eine Übersicht zu Nutzung, ungenutzten Funktionen und manuellen Schritten sowie Vorschläge, wie bestehende Programme besser zusammenarbeiten können.

KI-Projekte aus der Praxis

Sehen Sie sich die Abläufe, eingesetzten Programme und dokumentierten Ergebnisse an. Jedes Beispiel hat eigene Voraussetzungen und ist keine Zusage für andere Projekte.

Nutzungsinformationen mit der Bearbeitung von Verkaufschancen verbinden

4 koordinierte Abläufe

65 % mehr produktqualifizierte Interessenten

Kontaktaufnahme in unter 10 Minuten

Vertrieb auf Basis von Produktdaten

Nutzungsinformationen mit der Bearbeitung von Verkaufschancen verbinden

Angaben vor dem Termin erfassen und die Buchung vorbereiten

Datenerfassung mit OpenClaw

Ablauf auf Terminbuchung ausgerichtet

Zusammenfassungen für die Behandlung

Focus Physiotherapy

Angaben vor dem Termin erfassen und die Buchung vorbereiten

Fünf KI-Agenten für die Vorbereitung und Veröffentlichung von Artikeln

120 Artikel

812.000 Einblendungen

2.400 % mehr Klicks

Automatisierte Artikelproduktion

Fünf KI-Agenten für die Vorbereitung und Veröffentlichung von Artikeln

Telefonische Vertriebsaufgaben mit n8n, Twilio und Vapi verbinden

98 % geringere Kosten

74 % angenommene Anrufe

Insgesamt 463 Anrufe

Sprachagent für ein Softwareunternehmen

Telefonische Vertriebsaufgaben mit n8n, Twilio und Vapi verbinden

Verwaltungsaufgaben reduzieren und die Kundenkommunikation vorbereiten

Mehr als 5 Programme verbunden

Über 80 % der manuellen Aufgaben entfallen

Verfügbarkeit rund um die Uhr

CRM-Assistent für eine Agentur

Verwaltungsaufgaben reduzieren und die Kundenkommunikation vorbereiten

Sprachagent und Automatisierungsplan für mehrere Abteilungen

Mehr als 5 Abteilungen

Über 20 Automatisierungen geplant

Sprachagent im Einsatz

The Collecting Group

Sprachagent und Automatisierungsplan für mehrere Abteilungen

Fallstudie auf Englisch

Fragen zur Software-Optimierung

Wie beginnt die Untersuchung?▾

Wir vereinbaren den Umfang und erfassen Programme, Verträge, Kosten und Nutzung. Gespräche mit dem Team zeigen, wo manuelle Arbeit bleibt. Daraus entsteht ein Vorschlag für die nächsten Schritte.

Nach welchen Kriterien empfehlen Sie Programme?▾

Wir vergleichen fachlichen Nutzen, Schnittstellen, Betriebskosten, Wartung und die Anforderungen Ihres Teams. Annahmen und Abhängigkeiten werden dokumentiert, damit Sie die Entscheidung nachvollziehen können.

Was passiert mit laufenden Jahresverträgen?▾

Laufzeiten und Kündigungsfristen fließen in den Plan ein. Manche Änderungen können früher erfolgen, andere erst zur Verlängerung. Wir berücksichtigen auch die Kosten einer Umstellung.

Übernehmen Sie auch die technische Umsetzung?▾

Ja. Wir können Schnittstellen und Automatisierungen entwickeln, Datenübertragungen vorbereiten und die Umstellung begleiten. Umfang, Tests und Verantwortlichkeiten werden vorher vereinbart.

Wie hoch sind mögliche Einsparungen?▾

Das lässt sich erst nach der Bestandsaufnahme abschätzen. Ungenutzte Lizenzen und überschneidende Funktionen sind mögliche Ansatzpunkte. Entwicklung, Modellnutzung und Wartung einer neuen Lösung gehören in denselben Vergleich.

Was leisten die Programme, für die Sie bereits bezahlen?

Besprechen wir Nutzung, Kosten und manuelle Arbeit. Daraus ergeben sich Vorschläge für passende Änderungen.

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